Wyobraź sobie port a nim nowiutki statek, który właśnie został zwodowany.

Widać też wiele starych statków, cumujących tutaj od lat. Ich kadłuby są pokryte zieloną, oślizłą mazią i to co miało się do nich przelepić już dawno się przylepiło.

Nowy statek wyróżnia się spośród innych, ma czysty i lśniący kadłub, nowe silniki a przede wszystkim puste ładownie, gotowe do przyjęcia towaru.

Kiedy przychodzisz do nowej pracy lub obejmujesz nowe stanowisko, jesteś jak ten nowy statek i jakimś dziwnym trafem wszystkie ładunki trafiają do niego.

Wszystkie sprawy są nagle „Twoje”, nawet te stare i zapomniane, małe i duże, błahe i te ważne. Twoi współpracownicy bez Ciebie nic nie potrafią zrobić. Zastanawiasz się jak do tej pory sobie radzili. Jak to wszystko funkcjonowało.

Wszystko przylepia się do Ciebie niczym to coś co pływa w portowych dokach. Twoje drzwi się nie zamykają, ucho boli od słuchawki, skrzynka mailowa trzeszczy w szwach. Przyjmujesz to wszystko „na pokład” bo przecież jesteś osobą ambitną i w końcu podjąłeś to wyzwanie. Musisz dać sobie radę. Jednak obserwuj swoją wyporność bo nikt nie jest niezatapialny. Przynajmniej na początku.

Jak poradzić sobie w takiej sytuacji? Kiedy zasypują Cię zadania, sprawy, maile i „ulubione” zebrania. Załatwiasz 5 rzeczy a na ich miejsce pojawia się 10 kolejnych.

Wyobraź sobie port a nim nowiutki statek, który właśnie został zwodowany.

Widać też wiele starych statków, cumujących tutaj od lat. Ich kadłuby są pokryte zieloną, oślizłą mazią i to co miało się do nich przelepić już dawno się przylepiło.

Nowy statek wyróżnia się spośród innych, ma czysty i lśniący kadłub, nowe silniki a przede wszystkim puste ładownie, gotowe do przyjęcia towaru.

Kiedy przychodzisz do nowej pracy lub obejmujesz nowe stanowisko, jesteś jak ten nowy statek i jakimś dziwnym trafem wszystkie ładunki trafiają do niego.

Wszystkie sprawy są nagle „Twoje”, nawet te stare i zapomniane, małe i duże, błahe i te ważne. Twoi współpracownicy bez Ciebie nic nie potrafią zrobić. Zastanawiasz się jak do tej pory sobie radzili. Jak to wszystko funkcjonowało.

Wszystko przylepia się do Ciebie niczym to coś co pływa w portowych dokach. Twoje drzwi się nie zamykają, ucho boli od słuchawki, skrzynka mailowa trzeszczy w szwach. Przyjmujesz to wszystko „na pokład” bo przecież jesteś osobą ambitną i w końcu podjąłeś to wyzwanie. Musisz dać sobie radę. Jednak obserwuj swoją wyporność bo nikt nie jest niezatapialny. Przynajmniej na początku.

Jak poradzić sobie w takiej sytuacji? Kiedy zasypują Cię zadania, sprawy, maile i „ulubione” zebrania. Załatwiasz 5 rzeczy a na ich miejsce pojawia się 10 kolejnych.

Jednym z moich sposób, od którego sugeruję zacząć to przekierowywanie spraw do tych osób, do których one należą. Sprawna „dystrybucja”, czyli szybkie przekazanie zadań we właściwe ręce.

Samo wykonanie większości spraw nie leży w naszej kompetencji a Twoja rola ogranicza się „wyłącznie” do ich właściwej dystrybucji. Szybko i do właściwej osoby, żeby jak najmniej spraw kisić* na swoim biurku.

Chodzi o przekazanie zadań tym, którzy to zrobią, bo to po prostu ich praca.

Po pierwsze trzeba zrobić listę tych osób (działów) i przyporządkować im zakres prac, które leżą w ich obowiązkach. Lista osób powinna zawierać, pełne imię i nazwisko, pseudonim, stanowisko i dział, adres email, nr telefonu komórkowego, stacjonarnego.

Najlepiej tę listę robić na bieżąco i nawet jeśli jest ogólnodostępna zawsze warto ją zweryfikować bezpośrednio z tą osobą. Warto też poprosić jakąś przyjazną osobę, żeby Ci podpowiedziała, „kto jest kto i od czego” a jeśli takiej nie masz muszą wystarczyć Ci bieżące kontakty. Bądź mistrzem komunikacji!

Warto oczywiście stosować starą, sprawdzoną zasadę „Skoro – Widza”, którą zawsze polecam. Dla przypomnienia polega ona na tym, że dla każdej z osób, z którymi podejmujesz wzajemne zobowiązania wykonania zadań, prowadzisz osobną listę wzajemnych spraw i kiedy ta osoba się pojawia - zaglądasz do listy i „skoro ją widzisz” to przypominasz jej Wasze ustalenia.

 

* kiszenie spraw – proces dłuższego niż to wymaga przetrzymywania spraw (zadań, informacji), które nie wymagają od nas nakładu intelektualnego ani czasowego - zamiast nadania im biegu, czyli skierowania do osób, które się tym zajmą bo leży to w zakresie ich obowiązku. Zazwyczaj to okres powyżej 48h, spowodowany najczęściej zwykłym zapominalstwem, ale również brakiem wiedzy, w czyich kompetencjach leży dana sprawa.

Serdecznie pozdrawiam.

Rafał Mirkowski

PS. Więcej sposobów na efektywność poznasz na szkoleniach.
 
Sprawdź: Wrocław, Warszawa, Chorzów
 
Efektywność Zespołu, czyli Motywacyjne Systemy Wynagrodzeń
 
Efektywność Osobista - zarządzanie sobą i czasem 
Efektywność Realizacji Celu - odkryj talenty, które w tym Ci pomogą