Efektywność osobista to połączenie dwóch umiejętności.

Umiejętności skutecznego realizowania celów oraz sprawnego wykonywania bieżących czynności.

Można mieć do tego predyspozycje lub nawet talent ale równie dobrze można się tego nauczyć.

 

Skuteczna realizacja celu wymaga właściwego celu, dobrego planu i sprawnej realizacji.

A sprawna realizacja objawia się poprzez szybkie podejmowanie kompetentnych decyzji i działań oraz  wykonywanie zadań relatywnie szybko i terminowo zachowując wymaganą jakość.

 

Działanie można podzielić na dwa typy: pracę koncepcyjną i zadaniową.

Praca koncepcyjna to taka, podczas której wymyślasz, planujesz i tworzysz a zadaniowa jest wtedy, kiedy działasz wykonując różne zadania i podejmujesz decyzje.

 

Warunkiem koniecznym by zachować wysoką jakość efektów i optymalną szybkość realizacji jest koncentracja zarówno podczas jednego jak i drugiego typu pracy.

Koncentracja na zaplanowanym wcześniej zadaniu i nie uleganie czynnikom zewnętrznym i wewnętrznym, które mogą te zadanie na trwałe przerwać.

 

Często nie sposób całkowicie się odizolować od innych osób, szefa czy współpracowników a tym bardziej od własnych myśli. Dlatego aby nie przerywać aktualnie wykonywanej czynności trzeba wszystkie inne przychodzące zadania przekładać na później.

 

Definicją Multiplanowania jest robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób, we właściwym czasie i okolicznościach.

Metoda Multiplanowania ma ułatwić Ci tę koncentrację poprzez inteligentne odkładanie zadań na później.

Polega to na robieniu głównie tego, co wcześniej zaplanowaliśmy i odkładaniu wszystkich nowych spraw i zadań na konkretne później.

Odłożenie na konkretne później i wykonywanie zadań dopiero we właściwym momencie, w zależności od cech zadania, ilości czasu jakim dysponujemy, poziomu koncentracji, samopoczucia oraz miejsca w którym się znajdujemy i osób z jakimi w danej chwili rozmawiamy.

To samo dotyczy informacji, które zbieramy i wykorzystujemy wtedy kiedy potrzebujemy ich dla siebie lub dla innych np. do podjęcia decyzji.

Oczywiście są sytuacje wyjątkowe, kiedy musisz zacząć robić coś innego ale tu mówimy o codziennych „wrzutkach” i „przeszkadzajkach”, które są najczęstszą przyczyną przerwania zadania.

 

Kluczowe w tym wszystkim jest to, żeby wiedzieć, co to znaczy "właściwe rzeczy", "właściwy czas", "właściwe okoliczności" i "właściwy sposób".

 

I właśnie cały problem w tym, żeby poznać to, co jest dla Ciebie "właściwe".

"Właściwe rzeczy" - to zadania, które zbliżają Cię do Twoich celów.

"Właściwy czas" - to optymalnie najlepszy termin do ich robienia.

"Właściwe okoliczności" - to optymalne warunki do ich wykonania.

"Właściwy sposób" - to taki, który oszczędza czas i energię.

 

Wyjaśnię po kolei każdą „właściwość”.

"Właściwe rzeczy" to zadania, które realizują Twoje cele, dlatego cele musisz ustalić na samym początku. To pomoże Ci w asertywności, która jest bardzo ważnym czynnikiem w efektywności.

"Właściwy czas" to optymalne dla Ciebie godziny i dni wykonywania zadań i czynności. Staraj się ustalać ja na bieżąco, tak żeby Twój kalendarz zapełniał się stopniowo.

"Właściwe okoliczności" to optymalne warunki do wykonywania określonych zadań. To okoliczności i sytuacje, które prędzej czy później i tak nastąpią. Ty musisz tylko wiedzieć czym się wtedy dokładnie zająć.

Dlatego zadania należy podzielić w zależności od:

- ilości czasu jakim dysponujemy

- poziomu koncentracji; czy mamy warunki, żeby ją osiągnąć

- samopoczucia i poziomu energii

- miejsc, w których często przebywamy

- i osób, z jakimi współdziałamy.

 

To samo dotyczy informacji, które zbieramy i wykorzystujemy wtedy, kiedy potrzebujemy ich dla siebie lub dla innych np. do podjęcia decyzji. Dzielimy je na projekty i tematy a tematy jeszcze bardziej szczegółowo na poszczególne zagadnienia.

Szybki dostęp do wszystkich odłożonych w ten sposób zadań i informacji zapewni Ci podręczne repozytorium wiedzy, czyli magazyn z szybkim dostępem do tych spraw.

Repozytorium zapewnia szybkość decyzji i jej jakość a nam osobiście spokój i bezstresowe zachowanie podczas presji czasu czy presji oczekujących osób na informację od Ciebie.

 

"Właściwe sposoby" to metody, sposoby i techniki działań i zachowań, współpracy, kierowania sobą i współpracownikami, których wystarczy się nauczyć.

Zasada Skorowidza. Jak mieć krótki tydzień. Jak mieć długi weekend. Załatwianie spraw na stojąco. Na siedząco. Pomoc trzech koleżanek. Ostrzenie piły. Działania pod prąd. Parkowanie tematów.

 

Podsumowując, jak osiągać wysoką efektywność osobistą krok po kroku?

- ustalić swoje cele główne i szczegółowe - żeby znać "właściwe rzeczy"

- ustalać godzinowy plan dnia i tygodnia zgodnie ze swoimi potrzebami i możliwościami - żeby robić je we "właściwym czasie"

- zrobić osobiste multi-repozytorium zadań i spraw – żeby wykonywać je we "właściwych okolicznościach"

- nauczyć się kilku metod i zachowań aby działać we "właściwy sposób"

 

Polecam

Rafał Mirkowski

 

Zgłębić tę wiedzę i nabyć tych umiejętności możesz na warsztatach

http://sklep.multiplaner.pl/multiplanowanie-systemu-otwarte.html